Ohjelma kannattaa perustaa tulokselliseen uudistumiseen ja projekti vain oikeaan tarpeeseen.
Johdon on syytä miettiä tarkkaan, miten kehitysaskeleet toteutetaan; milloin tarvitaan ohjelma, milloin on paikallaan projekti ja mitkä kehitysaskeleet on parasta toteuttaa normaalin arkijohtamisen kautta.
Julkaistu: PROJEKTITOIMINTA 2/2014
Ohjelma tai hanke on tehokas tapa strategian toimeenpanossa. Erityisesti silloin kun tarvitaan uudistumista sekä merkittävää hyötyjen realisointia nopeasti.
Hankkeiden johtamisessa nousee esille neljä kriittistä kyvykkyyttä:
kyky johtaa liiketoimintahyötyjä,
kyky hallita liiketoimintariskit,
kyky hallita strategiseen hankkeeseen liittyviä projekteja sekä
kyky johtaa tarvittavia organisatorisia muutoksia strategisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Hankkeet ovat oivallinen väline, kun haetaan selkeää suuntaa, tehokasta toimeenpanokykyä
ja strategista ketteryyttä sekä tuloksia. Siitä huolimatta yrityksen johdon tulisi yhä useammin arvioida kriittisesti, kannattaako halutun tahtotilan saavuttamiseksi muodostaa hanke.
Projekti voi olla yliorganisoitumista
Kehittämisprojekti on toimintamallina kuin jättiputki puutarhassa. Se on helppo istuttaa,
mutta se saattaa kasvaa nopeasti hallitsemattoman isoksi ja muu orastava uusi kasvillisuus tukahtuu.
Organisaatiot toteuttavat yhä enemmän asioita kehittämisprojektien avulla, koska projekti on tehokas toimintamalli ja työkalu. Organisaatiot haluavat reagoida ympäristön muutoksiin yhä nopeammin ja toteuttaa kaiken tehokkaasti. Projekti voi olla joissain tilanteissa yliorganisoitumista, joka synnyttää enemmän haittoja kuin hyötyjä. Tarpeettomat projektit paisuttavat projektisalkkua ja halvaannuttavat toimintaa.
Turha projekti ei saa tilaa eikä resursseja, jolloin myös tulokset jäävät saavuttamatta.
Monet asiat on edelleen suoraviivaisempaa johtaa osana normaalia päivittäistä toimintaa,
mutta se edellyttää vahvaa dialogia ja aikaansaavaa johtamiskulttuuria.
Projekti sopii - Projekti on oivallinen organisoitumistapa, kun kehitettävä asia:
luo uusia kyvykkyyksiä / kokonaisuuksia
vaatii voimavaroja useasta organisaatiosta
on monimutkainen / mittava investointi
vastaa useiden sidosryhmien odotuksiin
halutaan nopeuttamaan uudistumista
sisältää suuria riskejä sekä tuotto-odotuksia.
Projektien on oltava ketteriä
Projektitoiminnan ketteryys syntyy sopeuttamalla toimintatapa ja organisointi projektin
vaativuuden mukaan. Markkinointi-, myynti- ja kehitystyöt tehdään usein yhdessä usean eri roolin kanssa ja niillä on projektinomaisia piirteitä.
Yhtenäinen projektitoimintatapa tuo myös tähän ympäristöön ryhtiliikettä. Toimintamalli
sekä käytettävät työkalut on koettava hyödyllisinä ja helposti käyttöön otettavina. On sovellettava projektiluonteista toimintatapaa ja rakennettava tiimin vahvuus aikaansaavaan toimintakulttuuriin.
Jos asia on vaativampi, kuten palvelukonseptien lanseeraus ja kaupallistaminen,
tuotekehitysprojekti, uuden tytäryhtiön perustaminen, monitoimihallin tai ydinvoimalan
rakentaminen, se vaatii selkeän projektin, vaativuusluokan ja luonteensa mukaisen projektimallin ja toimintatavan. Näissä projekti on paras tapa organisoitua, mutta ei kuitenkaan automaattinen tie onnistumiseen.
Linjaorganisaatio on jo valmiina
Jos kehitettävä asia on melko yksinkertainen ja organisaatiossa on resurssit valmiina,
kannattaa toimia linjaorganisaation kautta. Jos johto haluaa esimerkiksi, että 20 prosenttia tuotteista siirretään digitaalisille kauppapaikoille, muutos on todennäköisesti toteutettavissa olemassa olevan organisaation kautta. Siihen tarvitaan toki suunnitelma, tavoitteet ja johtamismallit, mutta ei kuitenkaan kokonaista projektikoneistoa.
Linjaorganisaation käyttö yksinkertaisessa projektissa voi olla järkevää monesta syystä. Organisaatio ja sen toimintatavat ovat jo valmiina. Sekä organisaation omat ihmiset että ulkopuoliset hahmottavat, miten olemassa oleva koneisto toimii. Jos kehitysprojekti tehdään linjaorganisaation kautta, kehitystyö jatkuu luontevasti toteutukseen, kun kehitystyön tehneet ihmiset ovat myös toteuttajia. Projektitoimisto tukee johtoa oikean toimintamallin valinnassa auttaa, jos organisaatiossa on ammattimainen projektitoimisto. Projektitoimiston tehtävänä
on auttaa johtoa jäsentämään kokonaisuuksia, tekemään valintoja erilaisten toimeenpanomallien välillä sekä tuottaa ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi. PMO tuntee projektisalkun sisällön ja organisaation voimavarat. Sen on kyettävä lopettamaan vähemmän tärkeitä projekteja, jos uudet elintärkeät projektit kaipaavat voimavaroja.
Tulevaisuudessa PMO:n yksi tärkeimmistä tehtävistä on hankkeiden liiketoimintahyötyjen
aikaansaamisen tukeminen. Aktiivisena johdon strategisena uudistumisen kumppanina myös PMO:n on uudistuttava.
Julkaistu: PROJEKTITOIMINTA 2/2014, SIG-17-ryhmän vetäjä
Jori Kosonen on Talent Vectian senior partner.
Hän on toiminut yli 200 organisaation johtamisen valmentajana, muutosten johtajana
ja neuvontajana yli 20 vuoden ajan.
Comentários