top of page

Projektin onnistumisenelementit tasapainoon

Jori Kosonen

Projektijohtamisen kyselystä lisävalaistusta vaativien projektien onnistumiseen.


Julkaistu Syksy 2022, Projektitoiminta-lehdessä


Jatkuvasti ja nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä liiketoiminnan, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen toteutuu projektitoiminnan kautta. Onnistunut projekti on aina mahdollisuus tuottavuuden kasvuun, markkina-aseman vahvistumiseen ja merkittävään arvonluontiin. Vastaavasti epäonnistuminen kuluttaa resursseja ja vaarantaa sidosryhmien luottamuksen organisaation kykyyn saavuttaa strategiset tavoitteensa. Organisaation strategian toimeenpanokyky ja operatiivinen ketteryys edellyttävätkin jatkuvaa projektikulttuurin kehittämistä.


Mitä vaaditaan projektien onnistumiseen kerta toisensa jälkeen?

Tuoreen (syksy 2021) kyselytutkimuksen mukaan projektijohdon tärkeimpänä tehtävänä pidetään projektin hyötyjen toteutumisen varmistamista. Projektin pitää tuottaa arvoa asiakkaalle, ja sen onnistumista arvioidaan asiakkai den ja muiden avainsidosryhmien tyytyväisyyden perusteella. Tyytyväisyyteen vaikuttaa lopputuloksen lisäksi prosessi, jolla tuloksiin on päästy.


Prosessin eteneminen on tärkeää myös projektin käytännön toteutuksesta vastaavalle projektitiimille. Tiimin tyytyväisyys edellyttää selkeästi määriteltyä ja sopivasti rajattua tavoitetta sekä riittäviä resursseja projektin haasteiden ratkaisemiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektin sisältö itsessään on sekin onnistumisen elementti.

  1. Onnistumista tukevina tekijöinä kyselyssä korostuvat

  2. Erilaisten tavoitteiden huomiointi

  3. Projektin riittävä määrittely ja sisällön rajaus

  4. Resurssien riittävyys

  5. Johdon sitoutuneisuus

Organisaatiossa, joissa projektipäälliköt eivät ole sertifioituja, korostuvat projektipäällikön osaaminen ja kokemus yksittäisen projektin onnistumistekijöinä.

Onnistumista heikentävinä tekijöinä puolestaan nähtiin:

  1. Projektipäällikön osaamisen tai kokemuksen puute

  2. Oikean sisällöllisen osaamisen puute

  3. Liian laaja tai huonosti määritelty sisältö.

Jos projekti epäonnistuu, tilille usein joutuu vain projektipäällikkö. Kuitenkin siitä pitäisi vastata myös projektin omistajan ja koko ohjausryhmän. Ohjausryhmän roolia voi verrata yhtiön hallitukseen ja projektinomistajan roolia hallituksen puheenjohtajan rooliin. Hallitushan tekee päätöksiä yhdessä.


Projektinomistaja on tyypillisesti liiketoimintajohtaja, joka näkee projektin hyödyt ja ottaa riskin niiden saavuttamiseksi. Hänellä on vastuu resursseista, etenemisestä sekä tavoitteiden saavuttamisesta, joista hän raportoi esimiehelleen ja kollegoilleen. Projektin omistaja kokoaa projektille ohjausryhmän ja varmistaa ohjausryhmän jäsenten kanssa riittävät resurssit. Hänen tehtävänsä on tukea projektipäällikköä luottamukseen ja jatkuvaan kehittymiseen perustuvan projektikulttuurin rakentamisessa. Ohjausryhmä taas täyttää tehtävänsä ja tuottaa projektille lisäarvoa, kun sillä on kyky tehdä projektiin liittyviä päätöksiä.


Projektipäälliköltä puuttuu usein johdon tuki

Ohjausryhmätyön tilaa selvitettiin erillisessä Ammattimainen ohjausryhmä -kyselyssä vuonna 2019. Valtaosa siihen vastanneista piti ohjausryhmätoimintaa tärkeänä tai erittäin tärkeänä. 88 prosenttia vastanneista myös arvioi, että ohjausryhmätyön merkitys pysyy samana tai kasvaa.

Merkittävimpänä esteenä ammattimaiselle ohjausryhmätyölle nähtiin sitoutuminen ohjausryhmän toimintaan ja omistajuuden puute, sekä priorisointikyky ja ajanpuute.


Valtaosa vuoden 2021 projektijohtamisen tilaa kartoittaneeseen kyselyyn vastanneista projektipäällikköistä (73 %) ja liiketoimintajohtajista (76 %) arvioi, että ohjausryhmät sitoutuvat huonosti projekteihin, ne eivät tunnista projektin onnistumisen kannalta kriittistä rooliaan eikä niiden jäsenillä ehkä ole riittävästi osaamista tehtäväänsä.


Ohjausryhmän osaamistarpeissa korostuivat tässä kyselyssä liiketoiminta- ja strategiaosaaminen (82 %) sekä oman roolin ja vastuun ymmärtäminen (72 %).

Projektit ovat yhä kompleksisempia ja niissä on entistä useampia osapuolia jaulottuvuuksia hallittavana. Niiden monimutkaisuutta lisäävät esimerkiksi uudet työn vaatimukset, monimuotoisuus ja työroolit, digitalisaatio, verkostot sekä sidosryhmien kasvavat odotukset projekteille. Tieto lukemattomista muuttujista ja vuorovaikutus eri osapuolten kesken koettelevat niin ohjausryhmän kuin projektipäällikön kyvykkyyttä. Projekti onnistuu varmemmin, kun avainrooleissa on projektiosaamista eli kykyä tehdä projektiin liittyviä päätöksiä. On osattava puhua yhteistä kieltä erilaisista taustoista, samanaikaisista vastuista ja rooleista riippumatta.


Sertifioitujen projektipäälliköiden projektit onnistuvat toistuvasti

Kun ollaan luomassa jotain uutta ja ennennäkemätöntä, tarvittavaa osaamista ei välttämättä ole helppoa tunnistaa. Hyvänä vaihtoehtona on projektiosaamisen sertifiointi. Sertifioinnin avulla osaamisen taso saadaan mahdollisimman objektiivisesti arvioiduksi.


Kansainvälinen IPMA sertifiointi on Suomen yleisin tapa osoittaa objektiivisesti projektijohtamisen korkeaa laatutasoa. Käytännönläheisyyttä painottavassa prosessissa otetaan huomioon projektiammattilaisen kokemus vaatimustasoltaan vastaavista, monitahoisista projekteista. Käytännön kokemusta edellytetään jo sertifiointia haettaessa, mutta sitä arvioidaan myös itse kokeessa sekä haastattelussa.


PRY:n ja konsulttiyhtiö Verona Consulting tuore tutkimus (2021) osoittaa, että sertifioitujen projektijohtajien projektit onnistuvat paremmin kuin ei-sertifioitujen projektijohtajien. Tätä mieltä oli 71 prosenttia kysymykseen vastanneista. Sertifioidut projektipäälliköt arvostavat ja tunnistavat hyvän ohjausryhmätyön merkityksen. Enemmistö vastaajista katsoi, että projektin omistajuus on projektin laadun toteutumisen perusedellytys.


Organisaatiossa, joissa projektipäälliköt eivät ole sertifioituja, korostuvat projektipäällikön osaaminen ja kokemus yksittäisen projektin onnistumistekijöinä. Sertifioitujen projektipäälliköiden vastauksissa tärkeimpinä tekijöinä nousevat esiin myös riittävä resurssointi, projektin rajaus ja johdon sitoutuminen. Sertifioidut projektipäälliköt tunnistavat hyvän ohjausryhmätyön merkityksen.


Käsityksissä projektipäällikön osaamisvaatimuksista oli nähtävissä muutoksia verrattuna aiempiin kyselytutkimuksiin. Etätyön yleistyminen todennäköisesti vaikutti hyvän hallintatavan ja ihmisten johtamisen nousuun tärkeimmiksi osaamisalueiksi ohi kommunikointitaitojen ja -halun. Osaamisvajetta tunnistettiin etenkin kriisi- ja ristiriitatilanteiden hoitamisessa.


Projektipäälliköiden tärkeimmät osaamisalueet 2021

1. Hyvä hallintatapa

2. Ihmisten johtaminen

3. Kommunikointihalu ja -taidot

4. Ihmisten motivointi ja sitouttaminen

5. Itsensä johtaminen

6. Verkoston ja sidosryhmien johtaminen

7. Avoimuus ja luottamus

8. Ongelmaratkaisutaidot

9. Projekteille tärkeiden asiasisältöjen hallinta


Projektipäälliköiden tärkeimmät osaamisalueet 2016

1. Kommunikointihalu ja -taidot

2. Ihmisten johtaminen

3. Ihmisten motivointi ja sitouttaminen

4. Verkoston ja sidosryhmien johtaminen

5. Ongelmaratkaisutaidot

6. Hyvä hallintatapa ja projektihallinnan prosessit

7. Asioiden johtaminen

8. Neuvottelutaidot

9. Muutosjohtaminen


Projektijohtamisen kyselytutkimus Verona Consulting toteutti projektijohtamisen kyselytutkimuksen lokakuussa 2021 viidennen kerran. Alan tulevaisuuden suuntauksia kartoittava kysely tehtiin yhteistyössä Projektiammattilaiset ry:n kanssa. Organisaatiot valittiin mukaan mahdollisimman kattavasti eri toimialoja edustavista erikokoisista organisaatioista. Kyselyyn vastasi yhteensä 126 henkilöä julkishallinnosta ja yksityissektorilta, pääosin isoista organisaatioista. Aiemmat selvitykset on tehty 2007, 2009, 2011 ja 2016. Yhteensä kyselyihin vastanneita on noin 1600.


Julkaistu Syksy 2022, Projektitoiminta-lehdessä


Jori Kosonen

Jori Kosonen toimii Senior Executive Consultantina Verona Consultingissa. Hän on myös Projektiammattilaiset ry:n hallituksen varapuheenjohtaja.

Comments


TalentNetwork_Footter_Logo.png

Kun yksilön osaaminen, kehittämisen vaikuttavuus ja tulokset ratkaisevat

  • LinkedIn

You can also find us on linkedin:

bottom of page